Lo scorso 7 giugno 2026 è entrato in vigore il D.Lgs. 96/2026 (il “Decreto”), che ha dato attuazione nel nostro ordinamento alla Direttiva (UE) 2023/970 sulla trasparenza retributiva e sul rafforzamento del principio della parità di retribuzione tra uomini e donne per uno stesso lavoro o per un lavoro di pari valore. La nuova disciplina introduce una serie di obblighi destinati a incidere sia sulla fase di selezione del personale sia sul rapporto di lavoro già in essere. Da un lato, riconosce ai candidati il diritto di ricevere informazioni sulla retribuzione iniziale o sulla relativa fascia retributiva prima dell’assunzione e vieta ai datori di lavoro di acquisire informazioni sulla storia retributiva dei candidati. Dall’altro, attribuisce ai lavoratori il diritto di ottenere, entro due mesi dalla richiesta, informazioni sui livelli retributivi medi, distinti per sesso, dei lavoratori che svolgono lo stesso lavoro o un lavoro di pari valore, nonché sui criteri utilizzati per determinare la progressione economica[1]. Il Decreto non soltanto rileva da un punto di vista giuslavoristico, ma anche sotto il profilo della protezione dei dati personali. La nuova disciplina, infatti, comporta un significativo ampliamento delle occasioni in cui le informazioni retributive devono essere raccolte, elaborate e comunicate, rendendo necessario verificare che tali trattamenti siano conformi ai principi del GDPR. Le informazioni retributive come dati personali Le informazioni relative alla retribuzione, ai livelli retributivi e ai criteri di progressione economica costituiscono dati personali quando consentono di identificare, direttamente o indirettamente, a un lavoratore. Sotto questo profilo, il Decreto ribadisce che le informazioni sui livelli retributivi e quelle relative al divario retributivo di genere, ove comportino il trattamento di dati personali, devono essere trattate nel rispetto del GDPR e non possono essere utilizzate per finalità diverse da quelle connesse all’attuazione del principio della parità di retribuzione. La vera novità, tuttavia, non riguarda la natura del dato retributivo – già qualificabile come dato personale prima dell’entrata in vigore del Decreto – quanto piuttosto la crescente circolazione di tali informazioni all’interno dell’organizzazione aziendale. L’esercizio dei nuovi diritti riconosciuti ai lavoratori e gli obblighi di rendicontazione imposti alle imprese comportano infatti un aumento dei trattamenti di dati retributivi, rendendo necessario definire procedure idonee a garantire l’esattezza delle informazioni comunicate e a limitare il rischio di accessi o divulgazioni non autorizzate. Il rischio di identificazione del lavoratore Uno dei profili più delicati riguarda il rischio che le informazioni comunicate consentano di risalire, anche indirettamente, alla retribuzione di uno specifico lavoratore. Per tale ragione, il Decreto prevede che, quando la divulgazione delle informazioni retributive possa rendere identificabile un singolo dipendente, l’accesso sia riservato esclusivamente ai rappresentanti dei lavoratori, all’Ispettorato nazionale del lavoro e agli organismi di parità territorialmente competenti. Tali soggetti possono assistere i lavoratori nell’esercizio dei diritti riconosciuti dal Decreto, senza tuttavia divulgare i livelli retributivi individuali. Si tratta di una previsione che richiede un'attenta valutazione caso per caso. Il rischio di identificazione, infatti, non dipende esclusivamente dal dato comunicato, ma anche dal contesto organizzativo dell'impresa. In aziende di piccole dimensioni, oppure in reparti caratterizzati dalla presenza di poche figure altamente specializzate, anche informazioni aggregate potrebbero consentire di individuare con relativa facilità il trattamento economico di uno specifico dipendente. Per questo motivo, le imprese dovrebbero definire procedure interne che disciplinino la gestione di simili richieste da parte dei lavoratori, individuando i soggetti autorizzati a fornire le informazioni e prevedendo verifiche preventive volte a escludere il rischio di identificazione indiretta dei lavoratori. I processi di selezione del personale Le novità introdotte dal Decreto riguardano anche la fase di recruiting. I candidati dovranno ricevere informazioni sulla retribuzione iniziale o sulla relativa fascia retributiva e sulle disposizioni del CCNL applicabile già nell’annuncio di lavoro o, comunque, prima dello svolgimento del colloquio. Parallelamente, il datore di lavoro non potrà richiedere informazioni sulle retribuzioni percepite in precedenza, né acquisirle indirettamente tramite soggetti terzi. Dal punto di vista della protezione dei dati personali, tali obblighi impongono di riesaminare l’intero processo di selezione. Non sarà sufficiente eliminare eventuali domande dai moduli di candidatura: occorrerà verificare anche le prassi adottate durante i colloqui e le istruzioni fornite alle società di recruiting, affinché non vengano raccolte informazioni che la normativa non consente più di acquisire. Le imprese che si avvalgono di recruiter esterni dovrebbero inoltre verificare che gli accordi contrattuali e le istruzioni impartite ai responsabili del trattamento siano coerenti con le nuove prescrizioni. Gli obblighi di rendicontazione sul gender pay gap Il Decreto introduce inoltre specifici obblighi di comunicazione relativi al divario retributivo di genere[2], destinati ad applicarsi gradualmente in funzione delle dimensioni dell'impresa. Per le imprese con almeno 250 dipendenti, i dati dovranno essere raccolti entro il 7 giugno 2027 e successivamente con cadenza annuale. Le imprese che occupano tra 150 e 249 dipendenti dovranno effettuare la prima comunicazione entro la stessa data e, successivamente, ogni tre anni. Per le imprese con un numero di dipendenti compreso tra 100 e 149 lavoratori, il primo adempimento decorrerà invece dal 7 giugno 2031, con cadenza triennale. Le imprese con meno di 100 dipendenti potranno effettuare la comunicazione su base volontaria, salvo che la normativa nazionale disponga diversamente. Sotto il profilo operativo, la predisposizione di tali informazioni non rappresenta un mero adempimento formale. La qualità e l’affidabilità dei dati presuppongono infatti la definizione di criteri coerenti per individuare i lavoratori che svolgono lo stesso lavoro o un lavoro di pari valore, nonché un efficace coordinamento tra le funzioni HR, legale, privacy e, ove necessario, i responsabili dei sistemi informativi. Cosa dovrebbero fare le imprese L’adeguamento al Decreto richiede una revisione dei processi attraverso i quali vengono gestite le informazioni retributive. In particolare, le imprese dovrebbero verificare che il registro dei trattamenti, le informative privacy rivolte a dipendenti e candidati e le istruzioni ai soggetti autorizzati riflettano i nuovi flussi di dati previsti dalla disciplina. Analoga attenzione dovrebbe essere riservata ai rapporti con eventuali fornitori che trattano dati retributivi in qualità di responsabili del trattamento, verificando che gli accordi in essere siano adeguati alle nuove modalità di trattamento. Sarà inoltre opportuno predisporre procedure interne per la gestione delle richieste presentate dai lavoratori, individuando le funzioni competenti, definendo modalità uniformi di risposta e introducendo controlli idonei a evitare comunicazioni che possano determinare l’identificazione indiretta dei dipendenti. Nel complesso, il Decreto rappresenta un’occasione per ripensare la governance delle informazioni retributive. Se fino ad oggi tali dati erano prevalentemente confinati nell’ambito amministrativo e payroll, la nuova disciplina li pone al centro di un sistema di trasparenza che coinvolge HR, uffici legali, funzioni privacy e management. Proprio per questo, la conformità al GDPR non costituisce un adempimento accessorio rispetto alla disciplina sulla trasparenza retributiva, ma una condizione essenziale per la sua corretta attuazione. [1] I datori di lavoro che impiegano meno di 50 dipendenti non sono tenuti a rendere disponibili i criteri per la progressione economica. [2] In particolare, i datori di lavoro dovranno comunicare all’organismo di monitoraggio (istituito presso il MLPS) le seguenti tipologia di dati: il divario retributivo di genere; il divario retributivo di genere nelle componenti complementari o variabili; il divario retributivo mediano di genere; il divario retributivo mediano di genere nelle componenti complementari o variabili; la percentuale di lavoratori di sesso femminile e di quelli di sesso maschile che ricevono componenti complementari o variabili; la percentuale di lavoratori di sesso femminile e di quelli di sesso maschile in ogni quartile retributivo; il divario retributivo di genere tra lavoratori per categorie di lavoratori ripartito in base al salario o allo stipendio normale di base e alle componenti complementari o variabili.
